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O que é GED

GED nada mais é do que a sigla para “Gerenciamento Eletrônico de Documentos” ou “Gestão Eletrônica de Documentos”. Como o nome sugere, o GED surge para aumentar a eficiência corporativa, armazenando digitalmente, com fácil acesso e total segurança, documentos que antes necessitavam de grandes salas blindadas para armazenamento físico.

Alguns sistemas de GED limitam sua atuação a um arquivo local ou em rede interna. O problema de armazenar os arquivos na própria empresa é a segurança, que exige backups diários e uma infraestrutura tecnológica e física que garanta tanto a disponibilidade quanto a proteção total dos dados. O GED Plus sugere armazenar as informações em seu Data Center. Além da segurança total (veja mais em “Infraestrutura”), o sistema permite acesso remoto de qualquer lugar, desde que se tenha acesso à internet.

Tomando-se por base o GED Plus, o software que gerencia o arquivo pondera todas as variáveis de consulta e validade. Assim, é possível consultar documentos de forma extremamente rápida e fácil, graças às informações indexadas no ato de sua inclusão. O sistema também programa a extinção do documento de acordo com o seu prazo de validade (5, 10, 20 anos) ou o mantém permanentemente, conforme a preferência do usuário.

Acesse as seções específicas do GED Plus para saber mais sobre o sistema.

 

Tempo de Armazenamento

De acordo com a legislação atual, há uma tabela de temporalidade para todos os tipos de documentos de uma empresa. As empresas são obrigadas por lei a apresentar esta documentação na exigência de um fiscal ou juiz.

Confira abaixo o tempo de armazenamento mínimo que as empresas devem manter seus documentos, lembrando que no GED Plus você pode configurar o tempo de validade que desejar para cada documento digitalizado:

Trinta anos

  • Folha de Pagamento
  • Guia de INSS
  • Guia de Recolhimento de FGTS.

 Vinte anos

  • Comprovante de Acidente no Trabalho
  • Exame médico ( PCMSO);

Dez anos

  • Holerite de Pagamento;
  • DARF
  • Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT)
  • Salário - Família
  • Aviso Prévio
  •  Livro de Registro de Saída/Entrada
  • Recibo de Pagamento de Autônomo
  • Cartão de Ponto e ponto Eletrônico.

Cinco anos

  • declaração de Contribuição de Tributos Federais;
  • vale transporte;
  • Demonstrativo de Apuração e Informação do ICMS;
  • movimento de caixa;
  • CAGED.

Indeterminado

  • Livros ou Fichas de Registro;
  • Contratos de Estágio e trabalho;
  • RAIS.

POR QUE IMPLANTAR?

- Dá segurança aos documentos, mesmo em caso de sinistros
- Reduz custos com cópias
- Traz mais controle ao processo de negócio
- Dá agilidade na localização de documentos
- Disponibiliza documentos instantaneamente, sem limites físicos
- Gerencia processos automaticamente, aumentando a produtividade
- Melhora o aproveitamento de espaço físico
- Evita o extravio ou a falsificação de documentos
- Agiliza transações entre escritório e clientes
- Melhora a satisfação do cliente, com respostas rápidas sobre seus documentos
- Aumenta a vantagem competitiva do escritório de contabilidade
- Possibilita acesso a documentos mesmo fora do escritório

Responsabilidade Ambiental

Especialistas afirmam que uma empresa que tem entre 50 e 100 funcionários pode consumir, em uma semana, 12 mil folhas de papel, o equivalente a uma árvore que levou 16 anos para crescer, sem contar a energia e a água utilizada para sua produção. Saiba como o Ged Plus auxilia na preservação da natureza. Continue lendo
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